履歴書は、自分の基本的な情報だけでなく志望動機やスキルなど「人柄」をアピールできる重要な書類です。本記事では、日本で仕事をするために、外国籍の人が履歴書を作成する際に気を付けたいポイントを解説します。初めて履歴書を書く人や、より良い履歴書の書き方が知りたい人はぜひ参考にしてください。
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Contents
実際に履歴書を書く前に理解しておきたい最低限のルール
日本では、履歴書の書き方や送付の方法に細かいビジネスマナーがあります。外国人であっても、日本のマナーを守れていると好印象につながるでしょう。ここらかは、日本での履歴書の書き方を詳しく解説します。
会社の応募要件に書かれているルールに絶対に従う
企業ごとに履歴書の提出方法やフォーマットなど指定しているケースがあります。基本的には、手書き・PC作成のどちらで提出しても問題ありませんが、企業から指定がある場合は必ず従うようにしましょう。また、応募要件に書かれている細かい内容も見逃さないよう気を付けます。
参考：就活は学校指定の履歴書を使わないとダメ？応募書類のマナーを解説／career ticket
履歴書を手書きで作成する場合とPCで作成する場合のルールを解説します。
手書きの場合のルール
手書きで履歴書を作成する場合、鉛筆・シャープペンシル、消せるボールペンなどの使用はNGです。黒色もしくは青色のペン・ボールペンで記入しましょう。
また書き間違えてしまっても修正液や修正テープは使用せず、面倒でも最初から書き直します。手書きの履歴書から人物像をイメージする採用担当もいるため、誤字・脱字に気を付けながら丁寧な字で書くと良いでしょう。
参考：履歴書の書き方マニュアル完全版！ 履歴書の見本（サンプル）・作成方法／マイナビ転職
PCで作成する場合のルール
PCで履歴書を作成する場合は、日本の履歴書フォーマットやテンプレートをインターネットでダウンロードすると良いでしょう。オリジナルの履歴書を作成する場合は、採用担当者が「自分の弱み」となる項目を削除していると考えることがあるため注意が必要です。履歴書のフォーマットやテンプレートを使用しない場合でも、日本で一般的に使用されている履歴書に似せて作成すると安心でしょう。
参考：【6種類】履歴書テンプレートのダウンロード（Word、Excel、PDF）／マイナビ転職
自分の強みをアピールできるフォーマットの履歴書を使う
履歴書は自分の強みをアピールしやすいフォーマットの使用がおすすめです。たとえば、経歴が浅い人は学歴・職歴欄が少ないもの、自分のスキルをアピールしたい人は資格・スキルを強調できる欄が多いものを選ぶと良いでしょう。ただし、応募要件で履歴書のフォーマットが決められている場合は、必ず従うようにしましょう。指定を無視した履歴書を提出すると「ルールを守れない」という印象を与えてしまいます。
参考：履歴書テンプレートの選び方とダウンロード（Word形式・Excel形式・PDF形式）／リクルートエージェント
会社ごとに送付した履歴書の内容を控えておく
応募する会社ごとに履歴書に記入する内容が異なるため、複数の企業に応募する場合は、それぞれの企業に送付した履歴書の内容を控えておきましょう。面接では履歴書に書かれている内容を質問されるため、自分が何を書いたか忘れてしまうと、矛盾が生まれる可能性があります。手書きのものであればコピーや写真で残し、PCで作成した場合は必ず保存しておきましょう。
参考：企業に提出した履歴書や職務経歴書って返却してもらえる？／Geekly Media
昔の履歴書内容を使い回さないようにする
複数の企業へ応募する場合でも、履歴書は企業ごとに新しく作成します。昔の履歴書や当たり障りのない内容では、採用担当の目に留まりません。採用担当が魅力的と感じる履歴書を作成するには、企業が求めている人材像を理解し、活かせる経歴をアピールする必要があるためです。
日本語のミスに注意する
慣れない外国語で履歴書を作成するのは難しいですが、日本で働くからには日本語のミスに注意する必要があります。1文字変わるだけで意味が異なるケースもあるため、履歴書を記入した後に、再度目を通して間違いがないか確認しましょう。
また、日常生活に浸透している略字の使用も控えます。分からない言葉がある場合は、必ず調べてから記入しましょう。
参考：履歴書の言葉遣いは重要！就活で注意すべき敬語の使い方を徹底解説！／ハタラクティブ
送付前に見直しミスを無くす
履歴書の記入内容や送付方法、指定のフォーマットなどにミスがあると、採用担当者に「仕事でもミスが多そう」という印象を与えてしまいます。履歴書の準備が完了した後は、ミスがないか必ず見直しましょう。送付前に見直したいポイントは本記事の最後にまとめているので、ぜひ活用してください。
欄別に詳しく解説！履歴書の書き方
履歴書を書き始める前に、まず知っておくべき「書き方のルール」を押さえましょう。中でも重要なルールは、以下の2つです。
- 書き間違えたら新しい履歴書に書き直す
- 企業ごとに志望動機やアピールポイントを変える
それぞれの書き方を詳しく解説します。書類選考を勝ち取るため、履歴書は丁寧に作成するよう心がけましょう。
履歴書の書き方①｜基本情報
- 日付
履歴書の日付は、履歴書を書いた日ではなく「履歴書を提出する日」を記入します。郵送の場合は「郵送日」を記入しましょう。また、履歴書内の日付は和暦・西暦のどちらかに統一します。 - 名前
名前は「氏名」と書かれている欄に記入し、「ふりがな（もしくはフリガナ）」と書かれている欄には名前の読み方を記入します。ふりがなと書かれている場合はひらがなで記入し、フリガナと書かれている場合はカタカナで記入しましょう。 - 生年月日・年齢
生年月日は、日付で記入した和暦・西暦に合わせて記入します。年齢は、履歴書を提出もしくは郵送する時点の年齢を記入しましょう。 - 住所・連絡先
住所は「郵便番号」「都道府県」「番地」「建物名」「部屋番号」を省略せずに記入します。合わせて住所のふりがなも正確に記入しましょう。連絡先が住所と同じ倍は、「同上」と記入し、別の連絡先がある場合は省略せずに記入します。 - 電話番号・メールアドレス
電話番号は、自宅に固定電話がない場合は携帯電話のみで問題ありません。メールアドレスは、携帯電話ではなくパソコンのメールアドレスを記入します。企業がここに記載された情報に連絡するため、特に間違えないようにしましょう。 - 写真
黒または紺色のスーツ、無帽で履歴書を提出・郵送する日から3ヶ月以内撮影したバストアップ写真を準備します。サイズは横3cm×縦4cmに切り取り、のりで貼り付けましょう。履歴書用の写真や駅やコンビニ前に設置されている「証明写真機」か、スタジオで撮影するのが一般的です。
履歴書の書き方②｜学歴・職歴欄
履歴書に記載する学歴・職歴は正直に記入しましょう。
- 学歴
学歴と職歴の区別を明確にするため、1行目の中央に「学歴」を記入し、原則として2行目より「最終学歴の一つ前」の学歴から記入します。最終学歴とは「最後に卒業した学校」ではなく、「最も高い教育機関」のことです。つまり、大学卒業後に専門学校に入った場合、最終学歴は「大学」となります。
また、学校名は正式名称を略さずに記入し、学部・学科・専攻コースまで漏れなく記入しましょう。入学・卒業の日付は、これまでに記入してきた和暦・西暦のどちらかで統一します。学校を中退した場合は「中退」、在学中の場合は「卒業見込み」と記入しましょう。
- 職歴
学歴の下から1行あけて「職歴」と中央に記入し、働いてきた企業を順番通りに「入社年度・社名・業種・従業員数・簡潔な仕事内容」と「退社年度・退職理由」を記入します。
退職理由が自分都合の場合は「一身上の都合により退職」、解雇された場合は「会社都合により退職」を記入しましょう。在職中に転職活動を行っている場合は「現在に至る」と記入し、最後に「以上」と記入して締めくくります。
履歴書の書き方③｜免許・資格欄
免許・資格欄には必ず正式名称を記入します。取得年度も正しく記入し、資格の有効期限も確認しましょう。また、志望する企業で活かせる免許や資格を取得している場合は上位に記入し、取得している免許や資格がない場合は「特になし」と記入します。
履歴書の書き方④｜志望動機欄
履歴書の中で最も企業へアピールできる項目が、志望動機の欄です。どの企業でも使えるような当たり障りのない内容ではなく、志望する企業について調べて、自分の強みをアピールしながら応募企業で貢献できることを具体的に記入しましょう。
【例文】
私はこれまでインフラからアプリケーションまで一貫したシステム設計の経験を積んできました。これまで培ってきたノウハウを活かしていくことで、グローバルに事業展開を推進している貴社のお力になれると思い、志望いたしました。英語・日本語を話すことができるので、貴社のグローバル展開をさらに加速させられるよう、事業を牽引していきたいと思っております。
【ワンポイントアドバイス】
貴社：履歴書やメールなどで書く時に使う
御社：面接や商談などで話す時に使う
細かい部分もしっかりと使い分けられると、採用担当者に好印象を与えられるでしょう。
参考：志望動機・志望理由の書き方【82職種の例文付き】／doda
履歴書の書き方⑤｜趣味・特技欄
趣味・特技は採用担当者との会話で話題になることがあります。そのため、「特になし」と記入したり空欄で提出したりすることは避けましょう。また、マイナスな印象を与えやすい趣味・特技は書かないようにします。
【例文】
趣味はフットサルです。日本人の友人のチームに参加し、日本語でのコミュニケーションを大切にしながら、試合を楽しんでいます。特技はDIY です。ものを組み立てることが好きなので、手を動かしながら、頭を使ってさまざまものを作ります。この組み立てて作る作業は、システム開発の場面でも活かされることが多く、役立っています。
趣味や特技も仕事に関連することであれば、自分のアピールにつながります。具体的な内容を記入するよう心がけましょう。
履歴書の書き方⑥｜本人希望欄・通勤欄・配偶者欄
- 本人希望欄
希望する職種は本人希望欄へ記入します。また、原則として勤務地・給与・待遇などは、本人希望欄へ「貴社規定に従います」と記入するのがルールです。 - 通勤欄
会社までの通勤時間と自宅の最寄り駅を記入します。原則として、通勤時間は90分以内です。遠方に住んでいたりこれから日本に来たりする場合は、入社後の転居や通勤に支障がないことも記載しましょう。 - 配偶者・配偶者の扶養義務欄
結婚している人は配偶者欄の「有」に丸をつけます。状況に応じて配偶者の扶養義務も「有・無」を選択して丸をつけましょう。独身の場合は両方の「無」に丸をつけます。
履歴書提出前に確認！チェックポイント
すべての項目を書き終えたら、履歴書を読み返して以下のポイントを入念にチェックしましょう。
- 記入漏れ、空欄になっているところはありませんか？
- 写真は3ヶ月以内に撮影されたものを貼り付けていますか？
- 誤字・脱字、表記ミスはありませんか？
- 名前や住所のふりがなは記入されていますか？
- 履歴書に書かれている年号（和暦・西暦）は統一されていますか？
書き間違いやミスが見つかった場合は、手間がかかりますが新しい履歴書に書き直しましょう。
参考：履歴書に「空欄」があっても大丈夫？／リクルートエージェント
日本における履歴書の書き方は独特！しっかり理解して丁寧に書こう
日本ならではの細かいルールがある履歴書の作成に、抵抗のある外国人はたくさんいます。しかし、外国人であってもきちんとルールに従った履歴書を提出できれば、企業の採用担当者に好印象を与えられます。書き方を学び、多くの企業に興味を持ってもらえる履歴書を作成できるようになりましょう。
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